(1) A szerzőnek az a feladata, hogy a szerzői elgondolásait pontosan tükröző szöveget írjon, olyan szövegfájlt, amely gondolatról gondolatra, adatról adatra, betűről betűre, karakterről karakterre azt, pontosan azt és csak azt tartalmazza, amit közölni kíván, és amiért tartalmi tekintetben teljes felelősséget tud vállalni. Ezen a tartalmi pontosságon és szabatosságon kívül a kéziratnak az adott tudományágra jellemző és az adott gondolatmenet kifejtéséhez szükséges alapvető formázásokat is tartalmaznia kell. A szerzői kéziratnak az alábbiakban részletezett technológiai minimumkövetelményeknek kell eleget tennie. Amennyiben a szerző nem kíván, vagy nem tud olyan kéziratot adni, amely megfelel ezeknek a minimumfeltételeknek, akkor vagy szervezeti egységében vehet igénybe hozzáértő kézirat-előkészítőt, vagy a kézirat-előkészítést is a kiadó végzi el, szükség szerint a szerzővel konzultálva.
(2) A szerzőnek nem feladata, hogy kész tördelést imitálóvá formázgassa szövegét, például hogy kész oldalakra ossza be azt, minden táblázatot, ábrát, mellékletet beilleszteni próbálva. A házilag kivitelezett megoldások gyakran szakszerűtlenek és a szöveg későbbi feldolgozása során számos problémát okoznak. A tördelés, a végső szövegkép kialakítása, a kéziratnak a funkcionalitást kiteljesítő könyvoldalakká és könyvegésszé való feldolgozása, vagyis kinyomtatásra alkalmassá felkészítése professzionális feladat, szakma, amelyért a kiadói kézirat-előkészítő, a kiadói szerkesztő, a technikai szerkesztő és a tördelőszerkesztő felel. A szerző saját észrevételeit a korrektúrafordulók alkalmával teheti meg, korrekciót kérhet, majd az imprimatúra megadásával jelezheti a kiadói munka során kialakított végső változattal való egyetértését. A kiadóban használatos korrektúrajelek: http://itk.iti.mta.hu/korrektura.pdf címen találhatóak.
(3) A tördelési munkák IBM PC-kompatibilis számítógépeken történnek. Apple MacIntosh géppel készített fájlokat a kiadó nem fogad; azok felhasználása csak akkor lehetséges, ha a szerző előzőleg megfelelő PC-s formátumra konvertálja őket.
A kívánatos szövegfájl-formátum a Microsoft Word mindenkori natív formátuma (ez a legelterjedtebb szövegszerkesztő program, a Campus licenc keretében egyetemi célra ingyenesen használható). Nyílt formátumú, ingyenes alternatívája az OpenOffice.org szövegszerkesztőjének ODF formátuma. A kiadó mindkét formátumú szövegfájlokat elfogadja.
(1) A kézirat betűtípusa tetszőleges, hiszen ez a kiadvány előkészítésének csak alapanyaga. Mégis a Times New Roman betűtípus használata ajánlott, mert ez szép grafikájú serif betű, a Windows rendszereken Unicode készlettel található meg, ami számos nyelv teljes karakterkészletének és az alapvető speciális karaktereknek a használatát lehetővé teszi. A kiadványokhoz is lehetőség szerint ezt használja a kiadó, 10 pontos törzsön 12-es sortávval szövegbetűnek, 8 pontos törzsön 10-es sortávval jegyzetbetűnek. A szövegtörzs (a főszöveg betűstílusa) mindig normál álló betű (kurrens antikva), nem kövér vagy kurzív, nem ritkított vagy sűrített stb. Sans-serif betűtípusok (ilyen pl. az Arial) szövegbetűnek nem alkalmasak, mert hosszútávon, nagy terjedelemben igen fárasztó az olvasásuk. Letisztult formájuk viszont alkalmassá teszi őket grafikonok és ábrák feliratozásához.
(2) A kézirat betűmérete általában 12 pontos. Dupla sortáv és széles margó (jobb- és baloldalt legalább 3 cm) szükséges a szerkesztési munka megkönnyítéséhez. A kézirat oldalait folyamatos számozással kell ellátni.
(3) A szöveget bekezdésekre tagolva, a bekezdéseken belül folyamatosan kell beírni, kemény sordobás (hard return, enter) csak ott legyen, ahol új bekezdés kezdődik, de oda akkor is szükséges beütni az entert, ha egyébként a szövegszerkesztő épp a sor végén tart, és ezáltal magától új sorba dobódna a további szöveg. A szükséges helyeken előbb a szövegszerkesztő-, azután a tördelőprogram végzi el az új oldalak kezdését és az oldalszámozás feltüntetését, ezt ne próbáljuk meg begépelni a szövegbe.
(4) A kézirat bekezdései lehetnek balra zártak vagy sorkizártak. A kiadvány bekezdései sorkizártak lesznek.
A címek esetében nem megformázásuk (állításuk, betűméretük, betűstílusuk) a fontos a kéziratban, hanem a címhierarchia következetessége. Vagyis egyértelműen ki kell tűnnie, hogy hány fokozatú fő- és alcímeket tartalmaz a szöveg, és az adott cím milyen fokozatú (szekciócím, fejezetcím, alfejezetcím stb.). Ezt a hierarchiát tizedes számozással a legegyszerűbb kialakítani, és a tartalomjegyzékben e számozással együtt közölni minden címet. A kész tördelésben az azonos fokozatú címek formai megjelenítése következetesen egységes lesz, erről a tördelő gondoskodik.
(5) A bekezdések kezdetének jelzésére (behúzására) se szóköz(öke)t, se tabulátort ne használjunk. Ha a bekezdéseket beírás közben is jól át kívánjuk tekinteni a képernyőn, alkalmazzuk a szövegszerkesztő program bekezdés-formázási lehetőségeit. A kiadvány bekezdéseit a tördelő is stílusokkal fogja megformázni.
A folyószöveget sehol ne válasszuk el sorvégi kötőjelek beszúrásával, kötőjel csak ott legyen, ahol nem sorvégi elválasztás miatt, hanem helyesírási okból szükséges (összetett szavak, szám utáni rag stb.). A szerző kézirata nyugodtan tartalmazhat akármilyen laza sorokat, hiszen a későbbi tördelésnek ez csak az alapanyaga. A tördelt szöveg megfelelő sorvégi elválasztásokat fog tartalmazni.
(6) Ha versszöveget a versek tördelésének megfelelően kívánunk közölni, a verssorok végén ne üssünk entert, hiszen a verssorok nem önálló bekezdések, hanem a strófa egésze egységes egészként kezelendő. A verssorokat lágy sordobással, sortöréssel (new line) zárjuk le. Ennek bevitele programról programra különböző. (Ha versszöveget folyamatos bekezdés részeként közlünk, a sorokat /, a versszakokat // jelekkel választjuk el. A / és // előtt és után ilyenkor mindig van egy szóköz.)
(7) A lábjegyzeteket feltétlenül a szövegszerkesztőben kínált speciális beviteli módon gépeljük be. Semmiképpen ne gépeljük a lábjegyzeteket a fájl végére, ahol a főszöveg véget ér, vagy külön fájlba. Ne számozzuk kézzel a jegyzeteket: minden olyan program, amellyel dolgozni egyáltalán érdemes, kínál automatikus sorszámozást. A lábjegyzetet mindig úgy szúrjuk be a főszövegbe, hogy azt az esetleges központozási jelnek is meg kell előznie; hibás tehát így: szó1, folytatás; helyesen: szó,1 folytatás. Ha a lábjegyzetet hívó sorszámok formázására a szövegszerkesztőben felső index (superscript) vagy megemelt karakter (raised) is alkalmazható, mindig a felső indexszel dolgozzunk, mert ez a jegyzethívó sorszám kisebb betűvel szedéséről is gondoskodik. Ha a szerző nem tudja, hogy a felső és az alsó indexet (m2, CO2) hogyan kell a szövegszerkesztő programban megformázni, csak gépelje be formázás nélkül, s később a tördelő indexbe állítja: m2, CO2.
(1) Minden kézirat a magyar helyesírási szabályzatot tartozik követni minden ott szabályozott tekintetben. A tudományos szaknyelv és kifejezésmód ott nem szabályozott, szakmaspecifikus vonatkozásairól tudatos, megfontolt döntést szükséges hozni, és a kialakított helyesírási megoldásokat teljes egyöntetűséggel alkalmazni a kéziratban.
A kéziratban az azonos tartalmú, funkciójú szövegrészeket mindig következetesen megegyező módon írjuk. Pl. az évszázadokat vagy a teorémák sorszámát stb. mindig vagy arab, vagy római számokkal írjuk, semmiképpen sem váltakozva. A hivatkozott szerzők nevének különböző névalakokban való következetlen leírása szintén az igénytelenség jele. (Az idézetekben és a hivatkozott címekben természetesen betűhűen írhatjuk az eltérő változatokat.)
(2) A jegyzetekben, irodalomjegyzékekben, címleírásokban és hivatkozásokban minden tudományág kialakult közlési konvenciókhoz igazodik. Ezeket az eljárási szokásokat stíluslapok (szabványok) rögzítik. A kiadványnak minden esetben az adott tudományszakban szokásos szabványt kell követnie. Így irodalomtudományi tárgyú művekben az Irodalomtörténeti Közlemények (ItK), nyelvtudományi művekben a Magyar Nyelvőr (MNyr) címleírási és hivatkozási szabványát kell alkalmazni és így tovább. Ha egy szakmának nincs kialakult külön címleírási szabványa vagy a hivatkozási technikára nem fordítanak jelentős gondot, akkor a következő címleírási szabványt kell követni és alkalmazni: GYURGYÁK János, Szerzők és szerkesztők kézikönyve, Bp., Osiris Kiadó, 20052 (Osiris Kézikönyvek). Amennyiben a jegyzeteket és a címleírásokat a szerző nem ennek figyelembevételével készítette volna el, a fájl leadása előtt neki magának kell elvégeznie a szükséges átalakításokat az ott található részletes előírások szerint. Ennek az az oka, hogy gyakran nemcsak formázási (kiemelési), sorrendi és írásjel-használati változtatásokat kell tenni, hanem a szabvány szerint olyan adatokkal való kiegészítések is szükségesek, amelyeket a szerző eredetileg nem rögzített. Ez a kiegészítés nem a kiadó, hanem minden esetben a szerző feladata.
(1) Ügyeljünk rá, hogy az 1 számjegy és az l, I betű, a 0 számjegy és az o, O betű a számítógépen különböző karakterek. Az írásjelek (pont, vessző, kettőspont, pontosvessző, kérdőjel, felkiáltójel) előtt ne legyen szóköz, utánuk viszont mindig. A számítógépen megtalálhatók a kerek zárójelek ( ), sőt a szögletes [ ], a kapcsos { } és a csúcsos zárójelek < > is, ne írjunk helyettük /-t.
(2) A Windows környezet képes használni és megjeleníteni minden, igényes szövegekben elengedhetetlen tipográfiai karaktert, a szerzők azonban gyakran elhanyagolják ezek használatát. A következőkre külön is felhívjuk figyelmüket:
a) " magyar záró idézőjel (ANSI kódja Alt-0148, Unicode: U+201D). Megfelelő beállítással elérhető, hogy billentyűzetről közvetlenül is ez váljék bevihetővé a kétvonalas idézőjel (", Alt-34, U+0022) helyett, amely a magyar tipográfiában egyáltalán nem használatos (az angolban van rá szükség az inch mértékegység jeleként). Ha elmulasztotta ezt a beállítást, a szövegszerkesztés végén cseréljen minden "-t "-ra!
b) " magyar kezdő idézőjel (ANSI kódja Alt-0132, Unicode: U+201E). Semmiképpen se használja helyette az Alt-34-et vagy Alt-0148-at: kezdő és záró idézőjel különböző tipográfiai karakterek!
c) - nagykötőjel (nyomdászati neve félkvirt mínusz, en dash, ANSI kódja Alt-0150, Unicode: U+2013, előtte és utána nincs szóköz). Használatáról lásd A magyar helyesírás szabályai 263. pontját. Röviden: használata kötelező -tól - -ig értelemben használt számok és szavak, valamint pl. népnevek, társszerzők nevei, egy nyomtatvány több nyomdahelye vagy kiadója stb. között.).
d) - gondolatjel (a magyar tipográfiában a fentivel azonos félkvirt mínusszal szedik, előtte és utána szóközzel). Sok szerző használja helyette tévesen az Alt-0151-es (Unicode: U+2014) kódú karaktert: - (nyomdászati neve egészkvirt mínusz, em dash). Ez az angol és francia szedési gyakorlatban szokásos, magyar nyelvű szövegben egyáltalán nem használatos. Ha szövegébe ilyenek csúsztak volna, cserélje őket Alt-0150-re!
e) ' aposztróf (ANSI kódja Alt-0146, Unicode: U+2019). Megfelelő beállítással elérhető, hogy billentyűzetről közvetlenül is ez váljék bevihetővé az egyvonalas idézőjel (', Alt-39, U+0027) helyett, amely a magyar tipográfiában egyáltalán nem használatos (az angolban van rá szükség a foot mértékegység jeleként). Ha elmulasztotta ezt a beállítást, a szövegszerkesztés végén cseréljen minden '-t '-ra!
f) " és ' alakú idézőjelek (Unicode: U+201C és U+2018) a magyar tipográfiában nem használatosak. Ezeket cserélje a megfelelő magyar tipográfiai jelekre!
g) " " az idézeten belüli idézetet csúcsukkal egymásnak fordulva összefogó belső idézőjelek (chevron): "idézet" (ANSI kódjuk Alt-0187 és Alt-0171, Unicode: U+00BB és U+00AB). Ügyeljen rá, hogy az "idézet" formában való használat magyar szövegben mindenképpen helytelen, ez a francia szedési hagyománynak felel meg.
h) … ellipszis (ANSI kódja Alt-0133, Unicode: U+2026).
(1) Folyószövegben kiemelésre a dőlt betűs szedés (kurziválás, italic), kivételesen a félkövér szedés (bold) szolgál, aláhúzással és ritkítással csak rendkívüli esetben élünk. A félkövér kiemelés rendkívül erős látványelem, használata ritkán indokolt. Ha bármilyen okból ritkított kiemelés szükséges, ez csakis ritkítási formázással állítandó elő, a betűk közé szóközök beszúrásával semmiképpen.
(2) A Kapitälchen (kisnagybetűs, small caps) szedésűnek szánt szövegrészek (ilyenek egyes szabványok szerint a címleírásokban a szerzők nevei vagy vezetéknevei) normál (kurrens) betűvel írandók és szövegformázással kell őket kapitälchenné tenni. Tehát nem verzál betűkkel írandó be: TERPLÁN, hanem így: Terplán, majd a szót kijelölve a kapitälchen formázást kell alkalmazni (pl. MS Wordben: Ctrl-Shift-K), s így áll elő a végeredmény: Terplán.
(3) A kiemelés akkor funkcionális, ha egyfajta tartalmi kiemelésnek egyfajta grafikus tulajdonság felel meg. Vagyis pl. a tartalmilag fontos részek kiemelésének tipográfiája nem lehet a félkövér kurzív, hiszen az két grafikus tulajdonság együttese, hanem vagy csak a kurzív, vagy csak a félkövér. A grafikus tulajdonságok funkciótlan halmozása (pl. aláhúzott félkövér kurzív) teljesen szükségtelen és a tipográfiai dilettantizmus jele. Kurzív szövegrészben nem még egy további grafikus tulajdonság hozzáadása (pl. félkövér kurzív) jelenti a további kiemelést, hanem az egyszeri kiemelés felfüggesztése, tehát pl. egy kurziválással kiemelt mondat egyszónyi belső kiemelése álló betűs.
(4) A "magas" írásjelek (kettőspont, pontosvessző, kérdőjel, felkiáltójel) mindig kurzívak, ha az előttük álló betű kurzív. Az "alacsony" írásjelek (pont, vessző) általában ugyanígy viselkednek, de ha a kurzivált szövegrész végén állnak, kurrens (álló) betűstílusúak is lehetnek, ha e formázás használata következetes. Mindenfajta páros írásjel (zárójel) akkor kurzív (vagy félkövér), ha az általa közrefogott szöveg egésze az. Ha a zárójelen belüli szöveg vegyesen álló és kurzív, akkor a zárójelek mindig állók. Álló és kurzív zárójel, ill. normál és félkövér zárójel sohasem alkothat párt!
(1) Művek, szakirodalmi írások szövegének szó szerinti, hiteles átvételét az idézőjelek közé foglalás jelzi. Az idézetek egészének kurzív szedéssel való közlése egyes szakmák idézési gyakorlatában szokásos, másokéban ellenjavallt, mindenkor a kiadvány tárgya és a tárgyban megjelent művek szokásjoga dönt.
(2) Az idézeteket az idézett forráshoz képest teljes hűséggel, betűhűen kell közölni. Az idézetbe az idéző szerző által beszúrt kiegészítések vagy a rövidítésre utaló ellipszis szögletes zárójelek közé foglalandók: […].
(3) Természetesen az átvett idézetekben eredetileg meglévő kiemeléseket meg lehet és - indokolt kivételektől eltekintve - meg is kell tartani. Nem szükséges azonban a kiemelés stílusát is utánozni: megengedett az idézet eredeti, többletjelentéssel nem bíró tetszőleges kiemelésének saját kiemelési stílusunkra való átformázása. A régi szedésben pl. gyakran alkalmazták a ritkított kiemelést, ehelyett nyugodtan használható kurzív kiemelés.
Ha az idézetben az idéző tesz egyes részeket az eredetiben meg nem lévő kiemeléssel nyomatékossá, a tényre jegyzetben vagy zárójeles megjegyzésben utalni kell: (kiemelés tőlem - K. G.) vagy (kiemelés az eredetiben).
(1) Ha a szerző jól tud táblázatokkal, grafikonokkal, képekkel bánni a számítógépen, megteheti, hogy ezeket beilleszti a szövegszerkesztő programmal a kéziratba, mindig két bekezdés közé, közel ahhoz a helyhez, ahol hivatkozik rájuk a szövegben. Ha azonban ezek kezelésében nem biztosan bejáratott a technológiai hozzáértése, jobban teszi, ha nem ügyeskedi be őket valahogyan (esetlegesen, nem hozzáértő módon), mert az amatőr kivitelezést professzionális megoldássá továbbfejleszteni nemcsak fáradságos és időrabló munka, hanem gyakran lehetetlen is. Mind a szerző, mind a kiadó dolgozói jobban járnak, ha a kézirat különleges részeit egyenként, külön fájlokban mellékeli a szerző, és a szöveg megfelelő pontján csak hivatkozik az oda beszúrandó fájlok nevére.
(2) A táblázatokat mellékelje külön szövegfájlban (MS Word) vagy táblázatkezelő-fájlban (MS Excel). Ha a táblázat egyszerű, azt is megteheti, hogy a tartalmát sorról sorra haladva begépeli a szövegbe. Minden sor egy bekezdés legyen, soronként - a második oszloptól kezdve - minden oszlop előtt egy tabulátort üssön. Ilyenkor akkor is csak egy tabulátort szabad használni, ha látszólag több kívánkozik, vagyis a képernyőn nem egymás alá kerülnek az azonos oszlophoz tartozó adatok. Tördeléskor minden a helyére kerül. Szóközzel viszont soha ne tabuláljon!
(3) A grafikonokat készítse el MS Excel táblázatkezelő-fájlban vagy rajzolja meg vektorgrafikus formátumban. Ha az ábra megrajzolható vektorgrafikus formátumban (vonalas ábra), válassza ezt a megoldást. Ha az ábrák megrajzolásához CAD-programot használ, akkor annak natív formátumáról tudnia kell, hogy a tördelő számára használhatatlan, hiszen a kiadóban ilyen program nincs telepítve, ill. a tördelő nem gyakorlott a használatában. A CAD-programban megrajzolt ábrát mentse (exportálja) közhasználatú vektorgrafikus formátumban, ezt már fel tudja használni a tördelő.
(4) Az egyéb képeket (fényképek, bonyolultabb rajzok, fakszimilék) mellékelje pontképes grafikus formátumban (bitmap, TIFF, vagy PNG). A JPG formátum rossz választás, mert a tömörítéshez irreverzibilis minőségi veszteséggel járó algoritmust használ. Pontképes grafikus formátumként tökéletesen megfelel a BMP. Ha valamely illusztrációtípussal nem boldogul, mindig megteheti, hogy az adott mellékletet nem digitálisan, hanem csak papíron mellékeli a kézirathoz. A kiadó elvégzi az egyszerű grafikon vagy vonalas rajz elkészítését vagy a táblázat kialakítását, minden más esetben a szkennelést. A táblázatokon kívül a szöveg egyéb részeit ne lássa el keretekkel és hátterekkel. Rajzobjektumokat soha ne külön keretbe szúrjon be, hanem a folyószöveg két bekezdése közé.